Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement ist eines der Basiselemente des Product Lifecycle Managements. Es dient dazu die Dokumente so zu organisieren, dass das richtige Dokument zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.

Eine unternehmensweite Dokumentenverwaltung hat viele Herausforderungen:

Einfache Anwendung
Sichere Datenablage ohne Datenredundanzen
Nahtlose Integration in das ERP-System ohne zusätzliche Interfaces
Hohe Performance trotz hohem Datendurchsatzes
Vereinfachte Team- und interne Zusammenarbeit
Einfache Objektverknüpfungen zu anderen Business Objekten
Ausgeprägtes Berechtigungskonzept
Verwaltung aller Arten von Dateien inklusive Mails

Mit dem Begriff Dokumente werden Informationen über ein bestimmtes Produkt bezeichnet. Ein Dokument ist eine festgelegte strukturierte Menge an Informationen, die als Einheit verwaltet werden und zwischen Anwendern und Systemen ausgetauscht werden. Diese Informationen können entweder auf Papier oder digital in Form einer Datei abgebildet sein. Diese Produktinformationen lassen sich in Technische-, Kommerzielle- und Qualitätsinformationen unterteilen.

Informationsarten im produkt

Das Dokumentenmanagement ist sehr eng mit den Geschäftsprozessen und den Organisationsstrukturen eines Unternehmens verbunden. Die genaue Kenntnis der Geschäftsprozesse und Produktstrukturen erleichtert die Einführung - oder Optimierung des Dokumentenmanagements erheblich, da auf deren Basis Strategien und Konzepte für Zugriffsberechtigungen, Versionierung, Statuswechsel und Archivierung festzulegen sind.

Ein Dokument wird nicht mehr nur im traditionellen Sinne als papierbasiertes Dokument verstanden, sondern deckt auch die rechnerbasierten Informationen ab.

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